Необходимость наличия программы учета товара на складе возникает у каждого предпринимателя. Большое разнообразие продукции является основной причиной подобного приобретения. Тем более, автоматизация предпринимательской деятельности способствует оптимизации рабочего процесса, и ведение отчетности становится намного проще и быстрее.
Программа учета на складе предоставляет собой инструмент, функции которого позволяют контролировать и выстраивать все необходимые процессы в правильном направлении. Это закупки, хранение и реализация товара. И с помощью отличного программного обеспечения лучше заняться осуществлением подобных действий, нежели длительным и неинтересным учетом продукции вручную.
Различают такие лучшие про граммы складского учета , которые составляют ТОП-20:
Каждая из них имеет свои определенные функциональные возможности, преимущества и недостатки использования.
Программа ведения учета на складе : особенности выбора
При отборе наиболее подходящего программного обеспечения, необходимо учитывать определенные факторы, влияющие на дальнейшее его использование.
- Простой и удобный интерфейс, без яркого оформления и ненужных функций.
- Совместимость с другими подобными программами, в случае возможного перемещения или сопоставления данных.
- Вероятность приспособления программного обеспечения к определенному виду бизнеса.
- Легкость в использовании, возможность беспрепятственно решить проблему учета товара на складе.
Программы складского учета и торговли - основные виды
Существует много различного программного обеспечения для ведения отчетности на складах предпринимателя. Они отличаются, прежде всего, возможностью установки на компьютере или с использованием сети (применение облака).
- учет собственных и комиссионных товаров;
- печать документов;
- статистика продаж и расчет прибыльности по каждому товару;
- интеграция с фискальным регистратором или другим оборудованием.
К другим относят возможность всесторонней работы с клиентской базой и обмен данными.
Плюсы и минусы
Программа складского учета на производстве «МойСклад» имеет ряд существенных преимуществ. По , начавших свой бизнес, среди них различают возможность использования любой операционной системой и наличие специального приложения для iOS и Android. К тому же, быстрое подключение новых складов или других помещений к системе и надежность сервиса с возможностью сохранять данные без риска их потерять являются основными задачами, которые выполняет программное обеспечение.
Существуют также и недостатки этой системы. К ним относят сложный к восприятию интерфейс, невозможность удаления своего аккаунта самостоятельно, трудности с установкой сервиса под определенный бизнес. Но, несмотря на это, программа «МойСклад» постоянно обновляется и улучшается, превращая недостатки в ее преимущества.
«Большая птица«
Онлайн программа складского учета материалов является одним из наиболее распространенных сервисов для малого бизнеса. Данная система, которая работает только в интернете, осуществляет контроль отчетности и ведение продаж.
Функции сервиса
Главные задачи, которые выполняет программное обеспечение, это:
- учет всевозможных видов товара;
- интеграция с другими программами, такими, как , сервис ;
- регистрация любых операций с продукцией: списание, перемещение или инвентаризация;
- ведение учета по нескольким предприятиям.
Как можно не потратить на уборке много сил, времени и денег
Преимущества и недостатки
Среди основных плюсов http://bigbird.ru считается возможность автоматического сохранения последних изменений и отличный интерфейс, позволяющий пользователю быстро сориентироваться. К недостаткам стоит отнести частичные сбои в работе и проблемы, связанные с модулем интернет-магазина.
«СуперСклад»
Это простая программа складского у чета , которая устанавливается бесплатно в виде демонстрационного варианта. С таким сервисом автоматизация учета на складе или в компании будет проходить легко из-за отсутствия в интерфейсе сложных бухгалтерских терминов.
Возможности программного обеспечения
«СуперСклад» выполняет ряд разнообразных и очень важных функций. К ним можно отнести:
- ведение учета о наличии и движении финансов, товара;
- оформление, печать различных документов;
- аналитические отчеты по структуре и динамике продаж;
- возможность ведения большого количества складов в одной базе, перемещение товаров между ними;
- установка ограничений доступа к некоторой документации других пользователей системы.
Плюсы и минусы
«СуперСклад» можно пользоваться в двух видах. Это может быть бесплатная программа учета склада и торговли в виде демонстрационного варианта либо покупка уже полной версии. К преимуществам использования http://sklad-prog.ru стоит отнести очень простой интерфейс. В случае возникновения сложностей, можно просмотреть обучающий видеоурок. Он поможет разобраться с тем, как пользоваться программным обеспечением. Системой предусмотрена возможность использования облачного сервиса с сохранением данных в сети.
К недостаткам программы относят невозможность ведения складского учета на больших торговых предприятиях, где количество складов превышает 100 штук.
«Товар-Деньги-Товар«
Данная программа для ведения складского учета дает возможность осуществить комплексный контроль деятельности любого оптового или розничного предприятия. Это может быть малый или средний бизнес.
Свойства системы
Франшизы по игровым клубам
К основным функциональным возможностям программного обеспечения http://tdt.info/tdt относят проведение всевозможных складских и торговых операций, финансовая отчетность и контроль взаиморасчетов с партнерами и клиентами, а также ведение документации и анализ деятельности компании.
Преимущества и недостатки
Главные плюсы программы выглядят таким образом:
- возможность использования на производстве сборочного типа;
- работа с программным обеспечением удаленно;
- объединение информации о деятельности нескольких складов или торговых точек в единой базе.
Кроме того, существует бесплатная прогр амма для учета склада в виде демонстрационной версии, работа с которой доступна на протяжении 3 месяцев.
Среди недостатков программного обеспечения - значительное количество недоработок со стороны компании-производителя. Результатом этого бывают различные несоответствия и возможность совершения неправомерных действий с составлением отчетности. К тому же, обновления «Товар-Деньги-Товар» предоставляются только первые 6 месяцев. Позже пользователи должны отчислять абонентскую плату за последующие улучшения.
«Инфо-Предприятие: Торговый Склад»
Данный сервис является одним из наиболее используемых в области складского учета. Он вместе с «ИП: Бухгалтерия» дают возможность получить вдвое лучше результат по автоматизации бизнеса.
Функциональные возможности
Программа для уче та материалов на складе выполняет ряд таких основных задач:
- проведение списаний и возврата товара со складов;
- перемещение продукции с одного в другое складское помещение;
- учет любого вида товара или услуги;
- расчет стоимости товара разными методами.
Минусы и плюсы
Большинство компаний, занимающихся продажами, имеют склад, а иногда и несколько. Именно поэтому им необходим учёт складских операций. Автоматизация складского учета может помочь компаниям повысить эффективность работы, снизить потери, и увеличить прибыль.
Бесплатный тариф для одного пользователя! Подключайтесь сейчас >>
Система Бизнес.Ру предоставляет возможности:
- Осуществлять полноценный складской учёт онлайн
- Автоматизировать процесс инвентаризации
- Осуществлять списание и оприходование товара
- Оформлять внутренние заказы и обеспечивать перемещение товара
Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо
Возможности системы Бизнес.Ру:
Работа с товаром
Поступление товара - принимаем товар по накладной и заносим информацию через меню «покупки». Всё автоматически фиксируется в выбранном складе. Все операции внутри склада находятся под полным контролем, реализация и расходы формируются из сопутствующих документов автоматически.
Возврат товара в два клика
В системе Бизнес.Ру быстро и легко оформить возвраты как от поставщиков, так и от клиентов организации, все операции руководствуются документами о реализации и поставке товаров. Все действия проходят в несколько кликов.
Инвентаризация без проблем
Больше нет необходимости тратить время на рутинные операции. Весь процесс инвентаризации происходит всего в два клика. Автоматически создаётся список всех товаров, в котором сразу же можно провести списание и оприходование товара.
Управление несколькими складами
Бизнес.Ру предоставляет возможность управлять неограниченным количеством складов и прямо в системе осуществлять управление внутренними заказами. Переместить товар из одного склада в другой теперь можно всего в один клик. Весь процесс полностью автоматизирован и нагляден.
Перевод внутренних заказов напрямую к поставщику
Сформировать внутренний заказ и переотправить его поставщику необыкновенно просто. Все операции выполняются в пару кликов и не требуют дополнительных временных затрат. Документ создаётся из уже существующего внутреннего заказа.
Добавление товара и услуги
Вы всегда можете добавить товар или услугу всего в пару кликов. Одновременно с этим вы имеете возможность сразу же назначить цену, скидку, указать количество товара и место хранения. Система автоматически проинформирует вас об остатках на складе по аналогичным позициям.
Резервирование
Каждая розничная и оптовая компания сталкивается с необходимостью резервирования товара для отдельных клиентов. Такой процесс требует постоянного контроля численности товара на складе и запоминания всех предшествующих операций. Для решения этой задачи система Бизнес.Ру предлагает специальный модуль резервирования который автоматически составляет резервы, просчитывает остатки и при следующих операциях не позволяет продать зарезервированные товары.
Назначение цены
Любой товар, пришедший на склад впервые, нуждается в назначении цены, эту операцию легко провести прямо в системе, для этого достаточно лишь однажды прописать цену по каждому конкретному виду товара и дальше цена будет выставляться автоматически
Учёт товара в разных единицах измерения
Больше нет необходимости в дополнительной конвертизации величин. Все единицы измерения доступны прямо в системе. Достаточно завести несколько единиц измерения и оформлять товар по данным документов поступления вашего поставщика.
Контроль за движениями товара
Все передвижения товара полностью прозрачны и наглядны. Весь путь от склада до полки магазина можно проследить внутри системы Бизнес.Ру
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Благодаря продуманной системе контроля товаров на складе вы всегда можете проследить историю изменений на складе, а также проверить правильность всех подсчётов и списаний.
Используя возможности модуля «склад» многофункциональной системы Бизнес.Ру, можно избавиться от рутинных операций, автоматизировав весь складской учёт предприятия, тем самым сократив время на обработку товаров и складских операций, а также значительно повысив эффективность работы всей компании.
Начните работу с программой для учета товаров на складе прямо сейчас! Просто введите свой email и получите ссылку для входа в аккаунт! Всего пара минут и вы можете управлять системой в одной программе.
Возможности складского учёта системы Бизнес.Ру:
Складской учёт
- Приёмка товара.
- Оприходование товара.
- Приходные и расходные складские ордера.
- Внутренние перемещения между складами и/или подразделениями розничной торговли.
- Проведение инвентаризации.
- Списание товара.
- Переоценка товаров.
- Учёт пересортицы.
Неограниченное количество складов
- Заводите разные типы складов: розничный, оптовый, транзитный, для собственных нужд, ответственное хранение и т.д.
- Отслеживайте актуальные остатки по отдельным складам или группе складов.
- Нет ограничения на количество складов в системе.
Учёт товаров на складе
- Учёт текущих остатков товара на складе. Остатки обновляются в реальном времени.
- Актуальные остатки товаров можно выгружать в интернет-магазин или на сайт.
- Ввод начальных остатков по складу.
- Учёт товаров по серийным номерам, по номерам ГТД, заказчику, году выпуска, характеристикам.
Поиск товаров
- По дате поступления.
- По поставщику, партии, серийному номеру, штрихкоду.
- Настройка и сохранение пользовательских фильтров.
Учёт серийных номеров
- Учёт количества товара в разрезе серийных номеров (по датам и контрагентам).
- Регистрирация серийных номеров при продаже или поступлении товара на склад.
- Поиск документов в системе по серийному номеру.
- Отчёт по остаткам серийных номеров на складе.
Адресное хранение
- В системе Бизнес.Ру возможно размещение товаров на складе и комплектации заказов по технологии адресного хранения. Система учитывает партии товара, сроки его хранения, а также общую заполненность склада.
- При поступлении товара работник склада получает от системы информацию о месте хранения данного товара или самостоятельно назначает ячейку.
- При выдаче товара работник склада может распечатать лист подбора товара на складе, в котором будет указано точное местоположение каждой позиции.
Управление запасами
- Планирование запасов с учётом темпов продаж, способов доставки, времени исполнения заказов поставщиками, неснижаемых остатков.
- Планируемый приход товаров на склад. Ожидаемое количество и дата поступления.
- Детальный отчёт по остаткам товара: для кого зарезервирован, под кого заказан и т.п.
- Учёт заявок на резерв. Заказанный товар будет зарезервирован, как только поступит на склад.
- Учёт неликвидных товаров и дефицитных позиций.
- Учёт перемещения товаров между складами или розничными подразделениями.
Интеграция со сканерами штрихкодов
- Применение сканеров штрихкодов помогает заметно ускорить процесс приёмки товаров, комплектации заказов. пересчёт остатков.
- Работа со сканерами позволяет значительно уменьшить количество ошибок при вводе данных в систему.
Печатные формы документов
- Акты о приёмке, акты списания, ведомости, накладные, доверенности, ТОРГ-13, МХ-1, МХ-3 и прочие.
- При отгрузке со склада система автоматически формирует накладные (сопроводительные документы).
Отчёты, ведомости
- Вы можете сформировать и выгрузить любой отчёт в Excel.
- Отчёт о наличии и остатках товара на любую дату в разрезе складов, материально ответственных лиц и партий.
- Отчёт о планируемом поступлении товара на склад.
- Отчёт по движению товара или группы товаров за период в разрезе контрагентов, складов, материально ответственных лиц, групп и партий.
- Оборотные ведомости по складам, товарам, партиям.
- Анализ неликвидных товаров (отсутствие продаж за период).
Экспорт данных в 1С:Бухгалтерию
Все необходимые данные по складскому учёту могут быть выгружены в программу 1С:Бухгалтерия.
Учёт партий товаров
- Учёт товаров по партиям или средневзвешенной себестоимости.
- Контроль сроков хранения партий, сроков действия сертификатов (лицензий).
Контроль сроков хранения
- Контролируйте сроки хранения партий и сроки действия сертификатов.
- Система будет заблаговременно предупреждать, когда срок будет подходить к концу.
Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас!
Используйте современный подход к организации складского учета и увеличивайте доход!
Начать пользоваться системой Бизнес.Ру
Инструкция
Выберите наиболее приемлемый для вас метод складского учета: сортовой или партионный.
При сортовом способе товар хранится на складе по наименованиям. Для облегчения учета желательно присвоить каждому его виду номенклатурный номер (). Каждый вновь поступивший товар присоединяется к продукции того же наименования. Материально-ответственные лица должны вести учет товаров в натуральном выражении (например, в килограммах, в упаковках или в штуках). Учет ведется на приходных и расходных документов в специальных (на бумаге или в электронном виде).
При партионном способе каждая вновь поступившая партия хранится отдельно от ранее полученного товара. На нее заводится специальная учета с указанием количества товара в партии и даты поступления. Этот метод приемлем при учете насыпных товаров или если склад обрабатывает всего один вид продукции.
Отпускается товар по , в которых указывается получатель, дата отгрузки, наименование (артикул), количество и стоимость. При обнаружении бракованной продукции составляется акт на списание. Любое движение товара должно быть задокументировано.
Все складские документы сдаются в бухгалтерию, где их проверяют и ставят на учет в количественном и денежном выражении, либо списывают с учета (если документ расходный). Для обеспечения точности учета желательно вести бухгалтерский и складской учет параллельно и периодически производить сверки данных.
Если ассортимент товаров широкий, то нужно организовать адресную систему хранения. При этом весь склад разбивается на ячейки с уникальными номерами (можно использовать буквенно-цифровые обозначения) и в карточке учета товара указывается адрес, на котором тот хранится. Этот метод позволяет быстро отыскать нужную продукцию, а также облегчает проведение инвентаризаций.
Полная инвентаризация должна проводиться минимум раз в год. Но для более точного учета желательно проводить ее не реже, чем раз в месяц. Инвентаризация - это процедура сверки фактического наличия товара (путем физического подсчета) и учетных данных. По результатам сверки производится корректировка учетных данных, если есть расхождения.
Полезный совет
Современный складской учет ведется при помощи компьютерных технологий. Например, здесь можно найти большой перечень программ для ведения учета на складе: http://itshareware.by.ru/finance/warehouse/index.shtml
А здесь можно найти образцы полезных складских документов: http://www.buhsoft.ru/?title=bp9.php
Источники:
- как правильно вести складской учет
Грамотная организация учета на складе позволяет оперативно снабжать производство компании необходимыми материалами, своевременно комплектовать готовую продукцию, отгружать ее и многое другое. Для этого, в свою очередь, необходимо всегда быть в курсе о наличии и движении товара.
Инструкция
Можете учитывать товар в единицах измерения, упаковках или штуках. Также приемлемым является партионный учет (когда товары учитываются в партиях). Поэтому вам необходимо выбрать наиболее удобный для вас способ учета на складе: сортовой либо партионный.
Присвойте (номенклатурный номер) каждому виду товара. Это сможет значительно облегчить учет на складе при сортовом методе. В этом случае товар должен храниться в складском помещении по наименованиям. Каждое вновь поступившее изделие будет присоединяться к товарам того же наименования. При этом материально-ответственные лица обязаны вести учет товара в натуральном выражении (к примеру, в килограммах, упаковках или штуках).
Ведите учет на основании следующих документов: расходных и приходных товарных накладных. Отмечайте поступление и расход товара в специальном журнале (на бумажном носителе или в электронной форме).
Заводите специальные карточки учета при каждом поступлении новой партии товара. Это необходимо при партионном способе учета на складе. Ведь каждая вновь поступившая группа товара будет храниться отдельно от продукции, полученной ранее. В свою очередь, в этой карточке учета необходимо указывать количество товара в данной партии и дату ее поступления. Такой метод приемлем при складском учете насыпной продукции или, если складское помещение предназначено всего для одного вида товаров.
Отпускайте товар только по накладным, в которых должны быть указаны следующие данные: получатель, наименование (артикул), дата отгрузки, количество и стоимость товара. При обнаружении бракованных единиц (партий) продукции обязательно составляйте акт на списание. Помните, что любое движение товаров должно быть подтверждено документально.
Сдавайте все складские документы в бухгалтерию. Именно там их будут проверять и ставить на учет в денежном и количественном выражении, либо списывать с учета (если документ является расходным).
Работа оператором склада может быть интересной и перспективной. Она требует внимательности и расторопности. Если вы чувствуете в себе силы и желание для того, чтобы освоить данную профессию, приобретите необходимые знания и навыки, а потом ищите подходящую вакансию.
Личные качества
Если вы решили стать оператором склада, вам необходимо знать, какие качества характера могут вам в этом помочь. Так, для работы с документами вам потребуется усидчивость и внимательность. Если вы суетитесь и торопитесь, то можете совершить какую-то ошибку. Помните, что в некоторых случаях работники склада, ведущие учет товара, являются материально ответственными лицами, и ваша опечатка, описка или пропуск ошибки в накладной может дорого вам стоить.
Вместе с тем оператору склада необходимо быть энергичным человеком. Ведь порой объем документов может быть очень большим, а сроки – жестко регламентированными. Чтобы не задерживать работу остальных сотрудников, товар в систему нужно вводить быстро и четко. Кроме того, оператор склада должен быть ответственным индивидом. Он работает с большим объемом информации, поэтому здесь важна некоторая педантичность.
Навыки
Для работы оператором склада важно быть с техникой на «ты». Если вы умеете быстро печатать или даже освоили метод слепой печати, вам это пригодится в будущем в работе. Кроме того, следует хорошо изучить программу, в которой вам предстоит вести учет. Чаще всего это 1С. Поэтому желательно пройти курсы по освоению соответствующего модуля этой программы, лучше сразу нескольких версий.
По долгу службы вам, возможно, придется работать не только с компьютером или ноутбуком, но и с такой офисной техникой, как принтер и сканер. Конечно же, ваше неумение обращаться с устройствами не должно задерживать рабочий процесс. Но если вы не знакомы с работой данной техники, не отчаивайтесь. Скорее всего, на месте вам удастся быстро освоить основные ее принципы.
Хотя работать вам придется преимущественно с документами, коммуникативные навыки тоже не помешают. Ведь порой необходимо созвониться с поставщиком или покупателем и уточнить какие-то детали. Поэтому вам нужно развивать свое умение вести деловые диалоги.
Оператор склада работает с приходными и расходными первичными бухгалтерскими документами. Следовательно, у вас должно быть основное понятие о бухгалтерском учете. Скорее всего, эти знания вы получите на курсах 1С для операторов.
Ваши преимущества
При поиске работы вас ждет больший успех, если вы будете знакомы с номенклатурой, с которой вам предстоит работать. Согласитесь, вникнуть в тонкости работы, не зная товара, очень сложно. Если раньше вам доводилось работать с какой-либо продукцией, попробуйте найти должность оператора склада в данной сфере в первую очередь. Обязательно отметьте в своем резюме опыт работы в данной области.
Знание офисных программ, иностранного языка и умение эффективно использовать свое рабочее время тоже будет преимуществом при приеме на работу. Организованный человек, который старается узнать больше, чем требует его должность на текущем этапе, не может не вызвать уважение у работодателя.
Учет и оформление движения товаров должны производиться в соответствии с нормативными актами.
Поступление, перемещение и отпуск товарно-материальных ценностей оформляются первичными документами в количественном и стоимостном выражении. Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются организацией в составе применяемой ею системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций на основании унифицированных форм.
Первичные документы должны оформляться в соответствии с требованиями Положения о бухгалтерском учете и отчетности и Российской Федерации и содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; содержание хозяйственных операций; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки, а также печать и штамп организации. В необходимых случаях в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Ответственность за своевременность и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Первичные документы по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли при завершении ревизии хранятся три года в соответствии с нормативным перечнем. В случаях возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел первичные документы сохраняются до вынесения окончательного решения.
Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов: накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой. Накладная, которая может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указываются номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д.
Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.
Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен специальной инструкцией.
При закупке товара или его приемке необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.
Учет первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в Журнале поступления товаров произвольной формы, который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату его регистрации, сведения о поступивших товарах.
Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками, и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).
Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.
Доверенность (формы М-2 и М-2а) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Форму М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть заполнена в установленном порядке и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия, как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.
Приходный ордер (форма М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей. Графа «номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.
Карточка учета материалов (форма М-17) применяется для движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.
Отпуск товаров со склада оформляется лимитно-заборными картами, требованиями-накладными, накладными для отпуска товаров на сторону.
Лимитно-заборная карта (форма М-8) применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.
Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.
Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения.
Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов; в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.
По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.
Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускаются только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных.
Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления,
Отпуск материальных ценностей производится с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита.
Бланк лимитно-заборной карты с частично заполненными реквизитами может быть оформлен с помощью средств вычислительной техники.
Требование-накладная (форма N4-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.
Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.
Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.
Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.
Накладная на отпуск материалов на сторону (форма М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов.
Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и при предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.
Первый экземпляр передают складу как основание для материалов, второй - получателю материалов.
Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления накладной на отпуск то
варов на сторону (форма М-15). Условия возврата товара поставщику могут быть различными, они оговариваются в договоре поставки.
Оформление и учет реализации товаров на сторону зависит от способа расчета за приобретаемый товар между покупателем и продавцом. Стороны, заключившие договор, вправе избрать и установить в договоре любую из форм расчетов.
Обычный комплект товаросопроводительных документов:
Счет или счет-фактура;
Отгрузочная спецификация с указанием распределения товаров по грузовым местам;
Комплект упаковочных листов на все грузовые места;
Сертификат качества или сертификат соответствия;
Транспортная накладная;
Страховой полис.
Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов; товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.
При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.
Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то должна оформляться «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».
Счет-фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров невелик. Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.
Бухгалтер предприятия обязан проверять своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами.
Товар не должен покидать склад, если вместо него не остается документов о его передаче, подписанных выдавшим и получившим товар лицами.
Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:
Подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;
Соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного триода;
Соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;
Свидетельствуют ли даты всех первичных документов, приложенных к отчету, о том, что товары получены до, а не после инвентаризации;
Законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т.д.);
Наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;
Полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;
Правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;
Соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета, данным первичных приходно-расходных документов;
Соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;
Соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).
Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом,
исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений.
Отчеты материально ответственных лиц с приложенными документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов - три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации.
Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требованию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организаций. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документах, и т.д.). С этих документов могут быть сняты копии.
Правильная организация складского учёта - залог успешной работы торгового предприятия. Уже давно канули в Лету те времена, когда учет товара велся вручную на карточках и в ведомостях. Сегодня существуют автоматизированные системы складского учета , которые позволяют максимально упростить многие процессы и эффективно организовать работу склада.
На предприятиях малого бизнеса складом заведует кладовщик - универсальный специалист, занимающийся как приемом и отпуском товаров, так и документальным оформлением всех складских операций. C принятым на должность кладовщика работником обычно заключается договор о материальной ответственности, имеющий силу в том случае, если это позволяют условия работы (организовано место для хранения товаров, существует запрет редактирования документов в программе складского учета, налажен документооборот по складу). В микро-бизнесе обязанности заведующего складом и кладовщика, как правило, выполняет сам руководитель или индивидуальный предприниматель.
Целесообразно разделять склады на отдельные секции, внутри которых товары размещаются по группам, сортам, укладываются на стеллажи, полки, в ящики или другую тару. Такое расположение товаров обеспечивает возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия.
Каждый факт поступления и выбытия товара оформляется первичными документами, отражающими их количество и стоимость.
Схема складского учета
Приход товара на склад
На основе сопроводительных бумаг поставщика выписываются внутренние документы, фиксирующие поступление товаров. Товар принимается по накладной, с которой сверяются наименования, количество, качество, масса и комплектность. При наличии количественных и качественных расхождений, по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, составляется акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей.
Складской учёт удобно вести в одинаковых единицах измерения, например, упаковках или штуках. Можно использовать сразу две единицы измерения и проставить цены, соответственно, на штучный товар и на упаковку, либо, для избежания путаницы, все же оформлять и приход, и расход в одних единицах.
Расход товара со склада
Товар со склада выдается юридическому лицу по расходной накладной при наличии доверенности. При розничной торговле товар отпускается со склада (он может являться одновременно и торговым залом) по товарному чеку.
В итоге на складе должен остаться только тот товар, который числится в учёте. Однако во время хранения товары могут портиться, срок их годности истекает, может быть выявлен брак или недостача, да и человеческий фактор никто не отменял: не туда посмотрели, не то наименование отпустили, вообще не отдали - в итоге расхождение учетного и фактического. Что делать? Инвентаризацию!
Инвентаризация: списание и оприходование товара
Инвентаризация проводится по графику, который установлен руководителем, а также при смене материально ответственных лиц, либо при наличии больших расхождений, пересортицы.
В инвентаризации участвуют члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В ходе инвентаризации проверяется наличие товара, его состояние и оценка. Инвентаризация может быть полной или выборочной, например, по группе товаров. Основной первичный документ по результатам инвентаризации - инвентаризационная опись. В ней и отражается фактическое наличие товарно-материальных ценностей. На основании этого документа производится оприходование излишков и списание недостач.
Недостача по итогам инвентаризации должна быть оформлена актом списания материальных ценностей за подписью членов комиссии. Убыток в пределах норм естественной убыли относится на затраты, сверх норм естественной убыли при отсутствии конкретных виновников - на прочие внереализационные расходы, а в случае признания убытка виновными лицами он возмещается за счет работников организации.
Излишек по итогам инвентаризации подлежит оприходованию по рыночной цене, учету в прочих внереализационных доходах и оформляется соответствующим актом.
Склад и складская программа
Современная учетная программа, применяемая на складе, позволяет не только четко отладить его работу, грамотно организовать складской учет и правильно вести необходимую документацию - она дает руководителю оперативную информацию по движению товаров и их остаткам, излишкам, недостачам и другим параметрам, на основе которой можно выстраивать отношения с поставщиками и покупателями, персоналом и подразделениями внутри организации, принимать гибкие управленческие решения и вести свой бизнес по пути развития.
